GoBD Archivierung: PARIT macht Ihre Buchhaltung GoBD konform!

Mit dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14.11.2014 wurden die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht. Dieses BMF-Schreiben änderte die IT-Buchhaltung für Steuerpflichtige grundlegend, denn es ersetzt die bisherigen Konformitätsanforderungen der Finanzverwaltung.

Wie bei der manuellen Buchhaltung ergeben sich auch bei der Führung elektronischer Bücher für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige gewisse Rechte und Pflichten. Bei Mängeln und Verstößen gegen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung drohen Hinzuschätzungen zu Gewinn und Umsatz von Seiten des prüfenden Finanzamts. Nur wer seine Buchhaltung ordnungsgemäß und GoDB-konform führt, kann sich sorgenlos der Lohnsteuer-, Umsatzsteuer- oder allgemeinen Betriebsprüfung stellen.

Doch jeder Buchführungspflichtige weiß, die GoBD vollständig umzusetzen und einzuhalten ist nicht einfach. Wir von PARIT, Ihrem IT-Systemhaus aus Augsburg, beraten und betreuen Sie gerne persönlich in allen Belangen rund um elektronische Buchführung, GoBD Archivierung und GoBD Verfahrensdokumentation. Wir informieren, welche Änderungen sich für Sie als Betroffener ergeben und wie Sie Ihre Unternehmens-IT GoBD-konform gestalten können. Rufen Sie uns an unter +49 821 81000 18.

Was ist die GoBD?

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) gilt für bilanzierende Unternehmen ebenso wie für Einnahmen-Überschussrechner. In der GoBD werden die formalen Anforderungen der Finanzverwaltung an eine EDV-Buchführung und die sonstige Aufbewahrung von elektronischen Daten oder Aufzeichnungen geregelt und konkretisiert. Die GoBD gibt vor, wie Unternehmer die Belege und Daten bei der elektronischen Buchhaltung richtig erfassen, bearbeiten und archivieren.

Die GoBD gilt für die Wirtschaftsjahre ab dem 1. Januar 2015 und betrifft alle DV-Systeme (auch ECM-/DMS-Systeme). Die GoBD muss nicht nur in der doppelten Buchhaltung beachtet werden, sondern in allen Bereichen des Unternehmens, in denen steuerrelevante Daten entstehen. So auch für Vor- und Nebensysteme wie Lohnbuchführung, Kassensystem, Anlagenbuchführung, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem etc.

GoBD Anforderungen und Archivierung

Die GoBD soll vor allem gegen eine Manipulation an elektronischen Buchhaltungsdaten vorbeugen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass Daten für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben, also nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. Das GoBD besagt, dass aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten sowie elektronische Dokumente und Unterlagen, die im Unternehmen entstanden sind, in digitaler Form aufzubewahren sind und während der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden dürfen.

Die GoBD formuliert Grundsätze zur Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Unveränderbarkeit, zeitgerechten Buchung und Aufzeichnung, Richtigkeit, Ordnung sowie Vollständigkeit von Daten und Dokumenten. Diese Grundsätze müssen während der Aufbewahrungsfrist konstant gegeben sein. Nehmen Sie nach der Archivierung nachträgliche Änderungen vor, müssen diese genauestens für das Finanzamt protokolliert werden. Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, interne Kontrollverfahren einzurichten, die die ordnungsmäßige Umsetzung der Vorschriften des GoBD überprüfen.

GoDB Verfahrensdokumentation

Wenn Sie steuerlich relevante elektronische Dokumente aufbewahren oder Papierbelege elektronisch archivieren, müssen Sie eine GoBD Verfahrensdokumentation anlegen. Die Verfahrensdokumentation GoBD soll genau festhalten, wie Dokumente erfasst, verarbeitet und aufbewahrt, welche IT-Systeme eingesetzt, welche Sicherheitsvorkehrungen vorgenommen, welche Zugriffsberechtigungen erteilt und welche internen Kontrollen eingerichtet wurden.

GoBD vs. GDPdU

Das GoBD löst die bisher geltenden Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab. Die GoBD ist für den Steuerpflichtigen nicht grundsätzlich neu, da viele Regelungen bereits in der GDPdU und GoBS festgeschrieben waren. Viele Grundsätze der GoBD wurden jedoch konkretisiert und verschärft. So ergeben sich vor allem neue Regelungen bei der

  • Einnahmen-Überschussrechnung
  • zeitgerechten Erfassung und Ordnung von Grundaufzeichnungen
  • Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen und
  • Aufbewahrung von elektronischen Belegen, Daten aus Vorsystemen und Stammdaten.

GoBD und PARIT: Wir machen Ihre Buchhaltung GoBD konform!

Die Regelungen des GoBD zu kennen, ist das eine. Sie richtig umzusetzen, das andere. Nicht wenige Unternehmer lagern deswegen Ihre Buchführung aus oder geben Sie in die Hände des Steuerberaters.

Sie wollen Ihre elektronische Buchhaltung auch GoBD-konform führen, wissen aber nicht wie? Ihr IT Systemhaus PARIT für Augsburg, Landsberg, Memmingen und Kempten sowie das gesamte Allgäu, ganz Schwaben und Bayern betreut Sie dabei! Als IT-Experte und IT-Berater bringen wir Ihnen die Grundsätze der GoBD näher und richten Ihre Buchhaltung mit dem richtigen EDV-System ganz auf die Anforderungen einer ordnungsmäßigen elektronischen Buchhaltung aus.

Rufen Sie uns an unter +49 821 81000 18.