E-Mail, Smartphone und IP-Telefonie statt Fax: Ende einer Ära

Lange Zeit war das Fax aus Deutschlands Büros nicht wegzudenken, doch langsam aber sicher deutet sich das Ende einer Ära an – denn hiesige Firmen kommunizieren immer stärker über digitale Kanäle. So nutzen derzeit nur mehr 6 von Firmen in Deutschland (62 Prozent) das Fax-Gerät oft zur Kommunikation nach Innen oder Außen. Dies stellt einen markanten Rückgang um 17 Prozent in lediglich zwei Jahren dar.

– Hinweis zur Methodik: Tschüss Fax? Unternehmen setzen auf digitale Kommunikation

Die im Text genannten Angaben fußen auf dem Bitkom Digital Office Index 2018, einer repräsentativen Unternehmensbefragung per Telefon, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom gemacht hat. Dabei wurden Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder und IT-Verantwortliche von 1.106 Firmen in Deutschland aller Branchen mit einer Größe ab 20 Mitarbeitern befragt. Die gestellte Frage war: „Wie häufig kommen die folgenden Kommunikationskanäle für die interne und externe Kommunikation in Ihrem Unternehmen zum Einsatz?“

Zwei Drittel der Unternehmen nutzen häufig das Fax, Tendenz stark fallend

2016 waren es laut Bitkom noch 79 Prozent der deutschen Firmen, die sich oftmals per Fax mit Kunden, Mitarbeitern oder geschäftlichen Partnern austauschten. Dazu sagt Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs Enterprise Content Management im Bitkom: „Das analoge Fax hat langsam ausgedient. Die Unternehmen gehen mit der Zeit und haben erkannt, dass digitale Kommunikation den Büroalltag schneller, einfacher und flexibler macht.“ Eine Alternative zum Faxgerät und dem Fax stelle die digitale Signatur dar. Deren Vorteile sind groß, da sie dafür sorgt dafür, dass Prozesse, die eine Unterschrift benötigen, durchgängig elektronisch gestaltet werden können. Aktuell nutzen die digitale Signatur 13 Prozent der Firmen in Deutschland, weitere 8 Prozent planen, sie im nächsten Jahr zu starten.

Über E-Mail korrespondieren alle, Onlinemeetings sind im Kommen

Alle Firmen korrespondieren generell über E-Mail (2018 / 2016: 100 Prozent), aber auch andere Digitalkanäle holen weiter auf. Insbesondere größerer Beliebtheit erfreuen sich Online-Meetings und Video-Konferenzen, die 47 Prozent der deutschen Firmen nutzen. 38 Prozent verfügen zwischenzeitlich über ein Kunden- oder Mitarbeiterportal, über das oft kommuniziert wird. 2016 noch wurde dieser Kanal nur von 28 Prozent der Firmen genutzt.

Bitkom stellt den Digital Office Index 2018 am 12. Juni auf der Cebit vor

Zur internen oder externen Kommunikation nutzt erst jedes zweite Unternehmen (51 Prozent, 2016: 51 Prozent) Smartphones häufig, während Handys/Smartphones privat das mit Abstand wichtigste Mittel in der Kommunikation darstellen. 38 Prozent aller befragten Firmen setzen dabei auch auf Messenger-Apps oder Kurznachrichten-Dienste. Immer wichtiger werden Social Networks. Während im Jahr 2016 erst 15 Prozent der Firmen über Social Media kommunizierte, sind es jetzt schon 25 Prozent. 13 Prozent benutzen außerdem oftmals Chat-Bots für die Digitalkommunikation mit Kunden. 5 Prozent betreiben Kommunikation heute über Unternehmens-Blogs oder Mikroblogging-Dienste mit Angestellten, Kunden oder Business-Partnern.