Der Mittelstand der deutschen Wirtschaft sagt Tschüss zum analogen Büro: 23 Prozent der deutschen Firmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern kündigt derzeit an, in nächster Zeit in eine umfassende Software-Lösung für die digitale Dokumenten-Verwaltung zu investieren. Das sind fünf Prozentpunkte mehr als noch 2017, als nur 18 Prozent angaben, in diesem Bereich Investitionen zu tätigen.

Hinweis zur Methodik: Mehr Unternehmen investieren in das digitale Büro

Die Angaben basieren auf der Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“.  Grundlage der Angaben ist eine Umfrage, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführt hat. Dabei wurden 703 Unternehmen ab 20 Mitarbeitern befragt, darunter 613 Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern. Die Umfrage ist repräsentativ. Die Fragestellungen lauteten: „Welchen Nutzen erwartet Ihr Unternehmen von einer DMS bzw. ECM-Lösung, damit sich eine Investition lohnt?“; „Plant Ihr Unternehmen in nächster Zeit Investitionen in ein integriertes/ umfassendes Dokumentenmanagement bzw. Enterprise Content Management?“; „Wenn Ihr Unternehmen in eine neue DMS bzw. ECM-Lösung investieren würde: Wer hat maßgeblichen Einfluss auf die Investitionsentscheidung?“

Jeder vierte Mittelständler plant die digitale Dokumentenverwaltung

Weitere sieben Prozent der Befragten planen Erweiterungs- oder Ersatzbeschaffungen für „Enterprise-Content-Management“-Systeme (ECM). Dazu sagt Nils Britze, Bitkom-Experte für digitale Geschäftsprozesse: „Viele mittelständische Unternehmen planen erstmals die Einführung einer ECM-Software, um ihre Dokumente digital zu organisieren und zu verwalten. Das ist der richtige Schritt: Die Digitalisierung von Büro- und Verwaltungsprozessen ist die notwendige Voraussetzung, um die digitale Transformation zu bewältigen und neue Geschäftsmodelle zu erschließen.“

Digitalisierung ist fast immer Chefsache

Insbesondere erhoffte Effizienzsteigerungen motivieren dabei die Unternehmen zu den Investitionen. 91 Prozent der Firmen unterstreichen den zügigeren Zugriff auf Informationen, 88 Prozent den Fakt, dass so Kosten und Aufwände reduziert werden können. Für weitere 88 Prozent ist eine verbesserte Sicherheit vor Informations- und Datenverlust von großer Bedeutung, für 80 Prozent eine verstärkte Einhaltung von Richtlinien und Gesetzen. Dazu Britze: „Effizientes und rechtskonformes Informationsmanagement ist ein wesentlicher Vorteil für mittelständische Unternehmen, der mit der digitalen Dokumentenverwaltung einhergeht.“

Das analoge Büro ist zunehmend auf dem Rückzug

Die Entscheidung hierfür treffen fast immer die Bosse: Bei 90 Prozent der Firmen hat die Geschäftsführung maßgeblich Einfluss darauf, ob in Digitaltechnik Geld fließt. Bei etwa der Hälfte hat hierbei die IT-Abteilung hier ein gewichtiges Wörtchen mitzureden. User aus den Fach-Abteilungen entscheiden lediglich in 14 Prozent der befragten Firmen mit. Dazu Britze: „Die Geschäftsleitung ist in den meisten mittelständischen Unternehmen die maßgebliche Entscheidungsinstanz. Gerade bei kleineren Mittelständlern ist eine klassische IT-Abteilung oft gar nicht vorhanden. Umso wichtiger ist, dass auch Mitarbeiter mit Fachkompetenz in die Digital-Office-Strategie miteinbezogen werden.“