Viele deutsche Firmen digitalisieren keine Akten

Immer mehr Unternehmen in Deutschland verzichten auf Papier: Das bedeutet weniger aufwendiges Suchen in Hängeregistern, weniger Doppelablagen, weniger Briefpost-Versand. Der Digital Office Index 2018 zeigt, dass ein Drittel der deutschen Firmen (34 Prozent) die eigenen Papier-Akten mittlerweile zumindest teilweise digitalisiert haben. Weitere 39 Prozent haben zumindest schon neuere Papier-Akten digitalisiert.

Jedes vierte Unternehmen hat noch keine einzige Akte digitalisiert – Hinweis zur Methodik

Die Angaben basieren auf dem Bitkom Digital Office Index 2018 , einer repräsentativen telefonischen Unternehmensbefragung, die Bitkom Research im Auftrag des Digitalverbands Bitkom durchgeführt hat. Dabei wurden Geschäftsführer, Vorstandsmitglieder und IT-Leiter von 1.106 Unternehmen aller Branchen mit einer Größe ab 20 Mitarbeitern in Deutschland befragt. Die Fragestellungen lauteten: „Inwiefern haben Sie Ihre Papierakten bereits digitalisiert?“, „Wie hoch ist der Anteil Ihrer Büro- und Verwaltungsprozesse, die papierbasiert ablaufen?“ und „Werden in Ihrem Unternehmen heute eher mehr oder weniger digitale Dokumente ausgedruckt als noch vor einem Jahr?“

Ein Drittel druckt heute weniger als noch vor einem Jahr

Nur jede vierte befragte deutsche Firma hat noch nie eine Papier-Akte digitalisiert. Jedoch ist dieser Anteil rückläufig: Im Jahr 2016 sagten noch 31 Prozent, dass bis zu dahin in ihrer Firma noch keine einzige Papierakte digitalisiert worden war. Dazu sagt Nils Britze, Bitkom-Referent Digitale Geschäftsprozesse: „Wir sehen eine langsame Kehrtwende in den deutschen Büros. Der Umstieg von Papier auf digitale Dokumente birgt zentrale Vorteile für Unternehmen, etwa die schnellere und effizientere Gestaltung von Geschäftsprozessen, Kosteneinsparungen sowie die Schonung der Umwelt.“

Sieben von zehn Unternehmen haben ihre Akten schon teilweise digitalisiert

In 33 Prozent der Firmen wird heute auch weniger gedruckt als noch vor einem Jahr. Bei den Groß-Konzernen ist es sogar schon fast die Hälfte (49 Prozent), die immer mehr auf Ausdrucke verzichtet. 46 Prozent der Unternehmen geben an, gleich viel auszudrucken als noch vor einem Jahr, bei 19 Prozent sind es sogar mehr ausgedruckte Dokumente. Dazu Britze: „Digitale Dokumente sparen nicht nur Druck- und Versandkosten in Unternehmen. Sie erleichtern oft auch die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter am selben Dokument und ermöglichen den Zugriff von unterwegs, per Smartphone, Tablet oder Laptop.“

Nicht immer braucht es einen Ausdruck

Nur sechs Prozent aller befragten deutschen Firmen (2016: 11 Prozent) gibt an, dass 100 Prozent ihrer Verwaltungs- und Büroprozesse noch auf Papier beruhen. 19 Prozent sind der Meinung, dass sie zu ca. 75 Prozent papier-basiert arbeiten. 43 Prozent der Firmen schätzen, dass 50 Prozent der Prozesse auf Papierbasis ablaufen. In knapp drei von zehn Unternehmen (28 Prozent) wird noch max. zu 25 Prozent auf Papierbasis gearbeitet. Bei den großen Firmen mit 500 und mehr Mitarbeitern sind es sogar rund vier von zehn Unternehmen (38 Prozent), die zu nur noch max. zu 25 Prozent papierbasiert arbeiten.

„Digital Office Conference“ mit Top-Trends rund um das digitale Büro

Interessierte können sich am 22. November in Berlin auf der vom Bitkom zum zweiten Mal veranstalteten „Digital Office Conference“ über die Top-Trends rund um das digitale Büro informieren.